Dit is een tweede les een serie van lessen die u op weg zullen helpen om alle functionaliteiten van Penningmeester volledig te begrijpen.
In deze les gaan we dieper in op het menu 'Ontvangsten' in Penningmeester.
Functie 'Nieuwe ontvangst'
De functie 'Nieuwe ontvangst' gebruik u om ontvangsten in de boekhouding op te nemen. U voert hier het bedrag van de ontvangsten in, het BTW percentage en de klanten informatie. Bij verkoop aan zakelijke klanten en EU klanten buiten België bent u verplicht een BTW nummer in te voeren. Deze is nodig om de jaarlijkse BTW klantenlisting op te kunnen stellen. Indien u het BTW nummer niet kent moet u als type klant "particulier (of instelling zonder BTW nummer)" aanduiden.
Verder is er de optie 'Verlegging van BTW naar medecontractant'. Deze optie duidt u aan als niet de VZW, als verkoper, maar de koper de BTW moet betalen aan de staat. Deze optie zal je waarschijnlijk nooit moeten gebruiken tenzij de VZW in de bouwsector actief bent.
Voor bestaande klanten moet de klanteninformatie niet opnieuw worden ingevoerd. Het volstaat de klantennaam te selecteren in het uitklapbare invoerveld.
Verder is er de optie 'Verlegging van BTW naar medecontractant'. Deze optie duidt u aan als niet de VZW, als verkoper, maar de koper de BTW moet betalen aan de staat. Deze optie zal je waarschijnlijk nooit moeten gebruiken tenzij de VZW in de bouwsector actief bent.
Voor bestaande klanten moet de klanteninformatie niet opnieuw worden ingevoerd. Het volstaat de klantennaam te selecteren in het uitklapbare invoerveld.
Functie 'Nieuwe ontvangst met opstellen factuur'
Bij verkopen aan zakelijke klanten moet u een factuur opstellen. U kan dit in Penningmeester doen via menu 'Nieuwe ontvangst met opstellen factuur'. Eén keer de factuur is opgesteld zal Penningmeester deze automatisch als een ontvangst boeken en moet u dit niet meer zelf doen.
Nadat u op de knop 'Factuur aanmaken' heeft geklikt bestaat de mogelijkheid om de factuur af te drukken of deze door Penningmeester per email te laten versturen. Wanneer Penningmeester per email de factuur verstuurd wordt er bijgehouden wanneer de klant de laatste keer factuur heeft bekeken. Zo kan u opvolgen of de factuur goed ontvangen werd.
Er is ook de mogelijkheid om de pdf versie van de factuur als een bijlage aan de email te hangen en bij het niet betalen van de factuur automatische een herinneringsemail te laten verzenden bij verstrijken van de betalingstermijn.
Ter info, niets houdt u tegen om facturen buiten Penningmeester op te stellen en deze daarna als een gewone verkoop te boeken. In dit geval hangt u best de factuur als bijlage aan de boeking.
Nadat u op de knop 'Factuur aanmaken' heeft geklikt bestaat de mogelijkheid om de factuur af te drukken of deze door Penningmeester per email te laten versturen. Wanneer Penningmeester per email de factuur verstuurd wordt er bijgehouden wanneer de klant de laatste keer factuur heeft bekeken. Zo kan u opvolgen of de factuur goed ontvangen werd.
Er is ook de mogelijkheid om de pdf versie van de factuur als een bijlage aan de email te hangen en bij het niet betalen van de factuur automatische een herinneringsemail te laten verzenden bij verstrijken van de betalingstermijn.
Ter info, niets houdt u tegen om facturen buiten Penningmeester op te stellen en deze daarna als een gewone verkoop te boeken. In dit geval hangt u best de factuur als bijlage aan de boeking.
Functie 'Overzicht ontvangsten'
In dit scherm vindt u een overzicht van alle ontvangsten die in de boekhouding zijn opgenomen. Ontvangsten waarvoor u reeds een wijze van betaling geregistreerd heeft worden onder kolom <i>'Status'</i> als groen aangeduid, anders als rood. U kan de wijze van betaling registreren door over de rode bol te gaan en hierop te klikken. Verkopen worden in de BTW aangifte en jaarrekening opgenomen ongeacht of zij reeds betaald werden of niet.
Functie 'Nieuwe uitgereikte creditnota'
Een creditnota is niets anders dan een “negatieve factuur”. U laat een klant weten dat de VZW hem zal betalen i.p.v. de klant de VZW moet betalen. Creditnota’s worden typische gebruikt om fouten op reeds verstuurde facturen recht te zetten. U zal deze functie dan ook maar zelden gebruiken. Het opstellen van een creditnota is 100% gelijk aan het opstellen van een factuur. Creditnota's worden ook opgenomen in lijst van de verkopen maar dan met een negatief bedrag en rode kleur.